Autor: Roberto Sousa

Governance

A gestão de projectos cresceu além dos limites das simples aplicações parametrizadas nos processos. Actualmente, falar de Project and Portfolio Management  (PPM) aborda práticas comuns para a gestão de projectos, materializadas em ferramentas desenvolvidas para apoiar os gestores no seu dia-a-dia, facultando uma crescente colaboração com as equipas de projecto no âmbito organizacional.

O trunfo das soluções de PPM reside na capacidade de planeamento, fornecendo uma ampla visibilidade sobre os investimentos da Organização no que respeita a Recursos Humanos e Materiais. Com a utilização de soluções PPM, os gestores de projecto determinam a melhor forma de investir o capital organizacional em projectos que proporcionem mais retorno sobre o investimento (ROI), aumentando também a eficiência dos recursos da Organização.

Com o amadurecimento e provas dadas das soluções PPM torna-se mais evidente que as aplicações de gestão de projecto “off-the-shelf” não têm a flexibilidade e a customização necessária para garantir a aceitação dos gestores de projecto e do Cliente.  As soluções de PPM Open Source são uma força comercial benéfica para toda a Organização, proporcionando uma combinação perfeita entre recursos, custo, customização e flexibilidade.

O objectivo das soluções PPM Open Source está em promover que todos os utilizadores se concentrem na execução do projecto e não apenas o gestor de projectos. Cerca de 80% do lifetime do projecto é investido na execução e não no planeamento. As ferramentas de gestão de projecto típicas dão mais atenção à gestão do planeamento e têm uma menos capacidade para ajudar os utilizadores na execução do projecto. Como a execução determina o sucesso ou fracasso do projecto, escolher a solução certa é a decisão mais crítica do gestor de projecto.

Hoje em dia, a maioria das soluções PPM são proprietárias. No entanto, uma solução comercial em modelo de Open Source pode fazer a diferença. A maioria das Organizações que utilizam soluções PPM investem bastante na aquisição e na customização dessas soluções, de forma a que estas se encaixem nos processos de negócio da Organização. Estas aplicações proprietárias incentivam o Cliente a aceitar uma solução de compromisso com uma customização limitada, ou a exigir a compra de uma licença de código fonte, habitualmente cara, para permitir grandes níveis de customização.

O Open Source é cada vez mais um modelo aceite pelo mercado para a entrega de muitas aplicações, são exemplos o Oracle Contender EnterpriseDB, Enterprise Content Management, SugarCRM, entre outras. Com estas poderosas ferramentas o sucesso deste modelo no mercado foi alcançado e o apelo a novas versões de Enterprise Applications tornou-se mais convincente para as Organizações das mais variadas dimensões.

Vantagens das soluções PPM Open Source

Adaptabilidade

O PPM deve alinhar-se com os processos e infra-estrutura da Organização. O Open Source remove as restrições da escolha sobre o fabricante. A escolha recai sobre a plataforma/ tecnologia de suporte para desenvolvimento e customização, possibilitando à Organização toda a liberdade para modificar a solução de forma a que esta responda às suas expectativas.

Vantagem Competitiva

As soluções PPM possibilitam às organizações o controlo sobre projectos dando-lhes a oportunidade de vencer a concorrência no mercado por intermédio da inovação. No entanto, estes benefícios não podem ser realizados com soluções “off-the-shelf”, as quais não acomodam os processos internos das organizações. O Open Source simplifica a implementação de soluções PPM, estimulando a vantagem competitiva, permitindo a trabalhar a componente de Project e Portfolio Management com os projectos em curso.

Controlo de Custos

As soluções de PPM proprietárias acarretam muito investimento (licença e customização solicitada pelo cliente). Estes investimentos não são muitas vezes recuperáveis, porque a solução é demasiado inflexível para ganhar uma ampla aceitação organizacional. Já o Open Source não tem nenhum custo de licenciamento. Também os custos de customização podem ser recuperados através do aumento da eficiência em toda a Organização. Na verdade, soluções PPM Open Source podem ser financeiramente menos arriscadas do que as suas homólogas “off-the-shelf”.

Criatividade e Inovação

A reconhecida fonte de inovação, versatilidade e criatividade da programação advém da comunidade Open Source, sendo esta uma poderosa aliada para Organizações. O modelo Open Source dispõe de uma ampla gama intervenções com a contribuição de código, agregando valor à solução. As organizações podem assim optar por contribuir para a comunidade Open Source evidenciando melhorias contínuas. Assim, a criatividade é estimulada e a inovação acelerada.

Facilidade na Customização

Desde a interface com o utilizador até aos formulários e reports customizados, as soluções PPM Open Source podem ser facilmente alteradas para interagir com a intranet da Organização e com o ambiente de desenvolvimento. Estas customizações podem ser efectuas “in-house” ou em outsourcing. Como todo o código fonte da solução está disponível para os programadores, as organizações podem efectuar alterações ou envolver a comunidade para testar e corrigir bugs

Aceitação dos Stakeholders

As soluções PPM convencionais são dispendiosas e de difícil implementação. As equipas de projecto que as utilizam (project management, research & development, facilities and engineering) deparam-se com diferentes processos operacionais e de negócio. Claramente, uma solução PPM “out-of-the-box” pode não satisfazer as necessidades de uma Organização e os vários grupos que gerem ou colaboram em projectos. As soluções customizáveis Open Source, por outro lado, permitem atender às necessidades explícitas de uma Organização. As customizações permitem que mais grupos utilizem a solução eliminando o tradeoff de forçar a organização a alterar os seus processos ou que estes fiquem de fora da aplicação recorrendo a outras soluções stand-alone que atendem a algumas, mas não todas, as necessidades da Organização.

As soluções Open Source apresentam-se como solução viável para as necessidades de Project and Portfolio Management de uma organização, promovendo o benefício de custo vs. benefício, elevada customização e flexibilidade permitindo olhar numa perspectiva muito além do planeamento, concentrando esforços na execução do projecto.

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